Version française
1. Responsable : Turja Deb Mitun est le responsable de la protection des renseignements personnels de WhatsMyEmissions, à Montréal (Québec). Écrivez à support@whatsmyemissions.com pour toute question concernant la présente politique. Nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modifiée par la Loi 25) et à la LPRPDE du Canada. La plupart des gens utilisent ce site sans compte et sans rien nous fournir — l'article 2 couvre ce cas, et les articles 3 et suivants ne s'appliquent que si vous créez un compte.
2. Utilisation des outils sans compte : Les données d'activité, le texte des factures et les chiffres saisis dans le calculateur ou dans l'importation intelligente sont traités localement par la page affichée. Nous ne les conservons pas et ne les transmettons pas, et la fermeture de l'onglet les efface. Il existe deux exceptions, décrites aux articles 3 et 3a; chacune ne se produit que lorsque vous appuyez sur un bouton, et seulement pour la ligne que vous voyez.
3. La seule exception — signaler une ligne non reconnue : Si une ligne ne peut être associée à une activité, vous pouvez choisir de nous l'envoyer afin que la bibliothèque de facteurs puisse être enrichie. Cela ne se produit jamais automatiquement et se limite à ce que vous voyez dans l'aperçu avant d'appuyer sur Envoyer : la ligne source, la description que vous ajoutez, le facteur et la source que vous fournissez, et une adresse courriel si vous choisissez d'en donner une. Le reste de votre inventaire n'est jamais joint. Le formulaire « quel outil devrait suivre » de la page d'accueil envoie ce que vous tapez et, si vous la fournissez, votre adresse courriel. Les deux formulaires sont envoyés à notre propre serveur chez Cloudflare et nous sont transmis par courriel par Resend; aucune autre entreprise ne les voit. Si vous donnez une adresse et que nous répondons, la réponse est transmise de la même façon. Ce site n'utilise aucun outil d'analyse ni de suivi, de quelque nature que ce soit.
3a. Demander une suggestion de l'IA : Pour une ligne que le calculateur ne peut pas lire, vous pouvez appuyer sur Suggest with AI. Le texte affiché dans la case — cette seule ligne, que vous pouvez modifier au préalable, par exemple pour retirer le nom d'une personne — est envoyé à notre propre serveur chez Cloudflare, puis à Cloudflare Workers AI, qui propose l'activité la plus proche dans notre liste publiée. Rien d'autre de votre inventaire n'est envoyé, et rien n'est ajouté à votre inventaire tant que vous n'avez pas vérifié la suggestion et ne l'avez pas ajoutée vous-même. Ni nous ni Cloudflare ne conservons la ligne, et Cloudflare ne l'utilise pas pour entraîner des modèles. Pour rester dans les limites quotidiennes du service, nous comptons les suggestions demandées chaque jour : sur votre compte si vous êtes connecté; sinon, au moyen d'un code dérivé de votre adresse IP qui change chaque jour et ne permet pas de retrouver l'adresse. Ces compteurs ne contiennent aucun texte et sont supprimés après deux jours.
4. Ce que nous conservons si vous créez un compte : Votre adresse courriel et, si vous en fournissez un, votre nom. Votre mot de passe est géré entièrement par Auth0 (une entreprise d'Okta) — nous ne le recevons pas, ne le voyons pas et ne le conservons pas. Nous conservons les inventaires enregistrés dans votre compte, ainsi que les journaux d'accès habituels (adresse IP, type de navigateur, horodatage) tenus par notre hébergeur, Cloudflare, à des fins de sécurité et de protection contre les attaques par déni de service. Les courriels que nous vous envoyons — confirmation de votre adresse, réinitialisation de votre mot de passe ou réponse à votre message — sont acheminés par Resend, qui traite votre adresse et le contenu du message afin de le livrer et conserve un bref journal de livraison. Resend ne reçoit pas vos inventaires. Nous vous écrivons seulement au sujet de votre compte et du service — vérification, réinitialisation du mot de passe, réponses et avis de modification des conditions ou de la présente politique. Nous n'envoyons aucun courriel de marketing sans votre consentement, et un tel courriel comporterait toujours un moyen de vous désabonner.
4a. Âge : Les comptes sont réservés aux adultes (18 ans ou plus, ou l'âge de la majorité là où vous résidez). Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant une personne de moins de 14 ans, et le service n'est pas conçu pour recueillir des renseignements auprès d'enfants. Si nous apprenons que nous détenons de tels renseignements, nous les supprimons. Si vous croyez qu'une personne mineure a créé un compte, écrivez à support@whatsmyemissions.com.
5. L'enregistrement est automatique lorsque vous êtes connecté : L'inventaire sur lequel vous travaillez — y compris les données d'activité brutes que vous avez collées, qui peuvent contenir des noms de fournisseurs et de personnes — est enregistré dans votre compte quelques secondes après que vous avez cessé de taper, sans bouton Enregistrer. Vous pouvez consulter, télécharger et supprimer en tout temps tout ce qui est conservé dans votre compte à partir de la page de votre compte. Si vous n'êtes pas connecté, rien n'est enregistré nulle part.
6. Renseignements personnels sur d'autres personnes dans ce que vous enregistrez : Les factures et les relevés de déplacement nomment des personnes — « Vol, J. Tremblay, Montréal–Toronto, 14 mars » est une ligne de dépenses ordinaire. L'importation lit de telles lignes, et la ligne est conservée telle quelle, parce que garder la ligne source à côté de chaque chiffre est ce qui rend le résultat vérifiable. Les noms ne sont jamais lus, analysés ni communiqués. Retirez-les avant l'enregistrement lorsque c'est possible; l'inventaire est modifiable. Si vous enregistrez des renseignements personnels concernant des employés ou d'autres personnes, vous demeurez responsable d'avoir un fondement pour le faire en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels qui s'applique à vous. Sur demande, nous supprimerons une telle ligne, ou un inventaire entier.
7. Pourquoi nous les conservons : Uniquement pour vous connecter, pour conserver vos propres inventaires et vous les présenter, et pour assurer la sécurité de la plateforme. Nous ne vendons, ne louons, n'échangeons, ne monétisons ni ne profilons vos renseignements personnels ou les données d'activité de votre entreprise, et nous ne les utilisons pas pour entraîner quoi que ce soit.
8. Où ils sont conservés : Auth0 gère l'inscription, la connexion et les sessions; Cloudflare fournit l'hébergement, le chiffrement TLS, la base de données des inventaires enregistrés et le serveur qui reçoit les deux formulaires de l'article 3; Resend achemine les courriels que nous vous envoyons; Cloudflare Workers AI produit les suggestions de l'article 3a. Les renseignements sont chiffrés en transit et au repos. Notre environnement Auth0 se trouve dans la région canadienne d'Auth0 (CA-1). Les inventaires enregistrés sont conservés par Cloudflare dans l'est de l'Amérique du Nord, ce qui peut être au Canada ou aux États-Unis — Cloudflare n'offre pas d'emplacement exclusivement canadien. Resend envoie les courriels depuis les États-Unis; il n'offre pas non plus de région canadienne. Cloudflare n'indique pas dans quel pays Workers AI traite une demande; une ligne envoyée pour une suggestion peut donc être traitée hors du Canada. Ces trois fournisseurs sont situés hors du Québec au sens de la Loi, y compris le fournisseur canadien; chacun a fait l'objet d'une évaluation de la protection équivalente avant son utilisation, et ces évaluations peuvent être obtenues auprès du responsable de la protection des renseignements personnels.
9. Témoins (cookies) : Auth0 dépose des témoins strictement nécessaires pour maintenir votre connexion; les effacer vous déconnecte. Il n'y a aucun témoin d'analyse, aucun témoin publicitaire, aucun suivi intersites et aucun profilage.
10. Durée de conservation : Un compte ouvert : aussi longtemps qu'il demeure ouvert. Un compte fermé : supprimé définitivement dans les 30 jours suivant votre demande. Un compte auquel personne ne s'est connecté depuis 24 mois : nous écrivons à son adresse et le supprimons s'il n'y a pas de réponse dans les 30 jours. Un signalement de ligne non reconnue et l'adresse courriel qui l'accompagne, le cas échéant : jusqu'à ce que la question soit réglée, et au plus 24 mois. Le journal de livraison d'un courriel que nous vous envoyons : conservé par Resend pendant une courte période afin de pouvoir retracer un échec de livraison, et utilisé à aucune autre fin. Une ligne envoyée pour une suggestion de l'IA : non conservée; les compteurs quotidiens décrits à l'article 3a : deux jours.
11. Vos droits en vertu de la Loi 25 : Vous pouvez obtenir une copie de ce que nous détenons dans un format technologique structuré et couramment utilisé, faire corriger des renseignements inexacts, retirer votre consentement et faire effacer votre compte et son contenu, et être informé si un incident de confidentialité vous concerne. Les boutons Download everything et Delete everything de la page de votre compte fonctionnent immédiatement; la suppression de vos données à cet endroit ne retire pas votre dossier de connexion chez Auth0, que nous supprimons sur demande. Les demandes formelles envoyées à support@whatsmyemissions.com reçoivent une réponse dans les 30 jours.
12. Incidents de confidentialité : Si nous avons des motifs de croire qu'un incident impliquant des renseignements personnels s'est produit, nous prenons des mesures pour réduire le risque de préjudice. Lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons promptement la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées, comme l'exige la Loi, et nous tenons un registre des incidents pendant cinq ans.
13. Modifications : La date de révision figure en haut du présent avis. Si une modification importante survient, nous l'annonçons sur le site et en avisons les titulaires de compte par écrit avant son entrée en vigueur. Questions : support@whatsmyemissions.com.
English version
1. Who is responsible: Turja Deb Mitun is the Privacy Officer for WhatsMyEmissions, in Montreal, Quebec. Write to support@whatsmyemissions.com about anything in this policy. We handle personal information under Quebec's Act respecting the protection of personal information in the private sector (Law 25) and Canada's PIPEDA. Most people use this site without an account and without giving us anything — section 2 covers that, and sections 3 onward apply only if you create one.
2. Using the tools without an account: activity data, invoice text and figures entered into the calculator or the smart import are processed locally by the page in front of you. We do not store, retain or transmit them, and closing the tab discards them. There are two exceptions, described in sections 3 and 3a; each happens only when you press a button, and only for the single line you see.
3. The one exception — reporting an unrecognised line: if a line cannot be matched to an activity, you may choose to send it to us so the factor library can be extended. This never happens automatically, and it is limited to what you see in the preview before you press send: the single source line, any description you add, any factor and source you supply, and an email address if you choose to give one. The rest of your inventory is never attached. The “which tool should come next” form on the home page sends what you type and, if you give it, your email address. Both forms are sent to our own server on Cloudflare and delivered to us as email by Resend; no other company sees them. If you give an address and we reply, that reply is delivered the same way. There is no analytics or tracking of any kind on this site.
3a. Asking for an AI suggestion: for a line the calculator cannot read, you may press Suggest with AI. The text shown in the box — that single line, which you can edit first, for example to remove a person's name — is sent to our own server on Cloudflare and from there to Cloudflare Workers AI, which suggests the closest activity in our published list. Nothing else from your inventory is sent, and nothing is added to your inventory until you check the suggestion and add it yourself. Neither we nor Cloudflare store the line, and Cloudflare does not use it to train models. To keep the service within its daily limits we count the suggestions requested each day: against your account if you are signed in; otherwise against a code derived from your IP address that changes every day and cannot be turned back into the address. Those counters contain no text and are deleted after two days.
4. What we hold if you create an account: your email address and, if you give one, your name. Your password is handled entirely by Auth0 (an Okta company) — we never receive, see or store it. We hold the inventories saved against your account, and standard access logs (IP address, browser type, timestamps) kept by our host, Cloudflare, for security and denial-of-service mitigation. The email we send you — confirming your address, resetting your password, or replying to you — is delivered by Resend, which handles your address and the content of that message in order to deliver it, and keeps a short delivery log. Resend is not sent your inventories. We email you only about your account and the service — verification, password resets, replies, and notices of changes to the Terms or to this policy. We do not send marketing email without your consent, and any such email would always include a way to unsubscribe.
4a. Age: accounts are for adults (18 or older, or the age of majority where you live). We do not knowingly collect personal information about anyone under 14, and the service is not designed to collect information from children. If we learn that we hold such information, we delete it. If you believe a minor has created an account, write to support@whatsmyemissions.com.
5. Saving happens automatically while you are signed in: the inventory you are working on — including the raw activity data you pasted in, which may contain supplier and individual names — is saved to your account a few seconds after you stop typing, with no Save button to press. You can see, download and delete everything held against your account at any time on your account page. Signed out, nothing is saved anywhere.
6. Personal information about other people in what you save: invoices and travel records name individuals — “Flight, J. Tremblay, Montreal–Toronto, 14 March” is an ordinary expense line. The import reads lines like that, and the line is stored as written, because keeping the source line beside each figure is what makes the number auditable. Names are never read, analysed or disclosed. Remove them before saving where you can; the inventory is editable. If you save personal information about employees or anyone else, you remain responsible for having a basis to do so under the privacy law that applies to you. Ask us and we will delete any such line, or a whole inventory.
7. Why we hold it: only to sign you in, to store and show you your own inventories, and to keep the platform secure. We do not sell, rent, trade, monetise or profile your personal information or your company's activity data, and we do not use it to train anything.
8. Where it is held: Auth0 handles sign-up, sign-in and sessions; Cloudflare provides hosting, TLS, the database holding saved inventories and the server that receives the two forms in section 3; Resend delivers the email we send you; Cloudflare Workers AI produces the suggestions in section 3a. Information is encrypted in transit and at rest. Our Auth0 tenant is in Auth0's Canadian region (CA-1). Saved inventories sit with Cloudflare in eastern North America, which may be Canada or the United States — Cloudflare offers no Canada-only location. Resend sends from the United States; it offers no Canadian region either. Cloudflare does not state the country in which Workers AI runs a request, so a line sent for a suggestion may be processed outside Canada. All three providers are outside Quebec for the purposes of the Act, including the Canadian one; each was assessed for equivalent protection before use, and those assessments are available from the Privacy Officer.
9. Cookies: Auth0 sets strictly necessary cookies to keep you signed in, and clearing them signs you out. There are no analytics cookies, no advertising cookies, no cross-site tracking and no profiling.
10. How long: an open account, for as long as it stays open. A closed account, permanently deleted within 30 days of your request. An account not signed in to for 24 months: we write to it, and delete it if there is no answer within 30 days. An unrecognised-line report and any email address with it: until the question is resolved, and no longer than 24 months. The delivery log for an email we send you: kept by Resend for a short period so a failed delivery can be traced, and used for nothing else. A line sent for an AI suggestion: not kept at all; the daily counters described in section 3a: two days.
11. Your rights under Law 25: you may have a copy of what we hold in a machine-readable format, have inaccurate information corrected, withdraw consent and have your account and its contents erased, and be told if a confidentiality incident affects you. Download everything and delete everything are buttons on your account page and work immediately; deleting your data there does not remove your sign-in record at Auth0, which we delete on request. Formal requests to support@whatsmyemissions.com are answered within 30 days.
12. Confidentiality incidents: if we have reason to believe an incident involving personal information has occurred, we take measures to reduce the risk of harm. Where it presents a risk of serious injury, we notify the Commission d'accès à l'information du Québec and the people affected promptly, as the Act requires, and we keep a register of incidents for five years.
13. Changes: the revision date is at the top of this notice. If anything material changes we will say so on the site and write to account holders before it takes effect. Questions: support@whatsmyemissions.com.